結婚式3～4か月前になると、いよいよ結婚式に向けて本格的に打ち合わせがスタートしていきます。
ご成約をした時点で新郎新婦様にスケジュールブックをお渡しする式場がほとんどだと思います。
余裕をもって予約している方は、ご予約から初回打ち合わせまで半年～1年以上期間が開くと思いますが、まだ大丈夫と余裕を持ちすぎると時間があっという間に過ぎてしまいます。
私も実際に、余裕をもって予約したのに何の準備もできていなかったという新郎新婦を何組も見て来てます。
後々スケジュールが詰まって困るのはお2人なので、出来るときにできることをするようにしましょう。
結婚式の初回打ち合わせまでに決めておく事
式場のスケジュールには、おおよそ3～4か月前に行う初回打ち合わせまでに用意してほしい物や考えておいてほしいことが書かれています。
結婚式に向けての打ち合わせは、どの結婚式場でも同様の進め方をしていくと思いますので(授かり婚等で急いで準備する場合を除く)、それをここでご紹介いたします。
〇コンサルテーションの参加を基に演出の有無
〇婚礼衣装
〇ホテルの手配が必要な人数
〇2次会の有無と会場
それぞれ説明をしていきます。
披露宴に参加するゲストの人数を決める
式場が初回打ち合わせで最も決めたいことは、一番最初の作業になる招待状の手配になります。
一般的に招待状は2か月くらい前に発送しますので、それに合わせて文章の校正や住所が間違いないかの確認をするため、最初の打ち合わせでどうしても決めておきたいものになります。
そして、招待状の枚数も決めていきますので人数が必要になってきます。
もう一点人数の把握をしておきたい理由があります。現在ご予約いただいているバンケットルームの収容人数に収まるのかの確認の為です。
ご成約から期間が開き、ご友人や会社の方に結婚と結婚式の報告を済ませていると思いますが、報告していく中で「私も呼んでね」なんて声を掛けられ人数が増えた。というのはよく聞く話です。
予約の際は、お2人が気に入って予約したバンケットルームの収容人数の確認。そして人数が増えるようであれば、会場に連絡して収容できるのかバンケットルームを変えなければ対応できないのか確認をするようにしましょう。
【招待状の注意点】
招待状の枚数を考える際に、ご両親様やご兄弟には必要なのか？お夫婦でお呼びする方には連名で一通にするのかそれぞれ出すのか？によっても枚数が変わってきます。
ご両親には出さなくても良いのですが、万が一招待状のあて名書き等でミスをしてしまったり、
『呼ぶ予定の人に招待状を出し忘れた。』という事態も想定して数枚は余分に印刷依頼しましょう。
コンサルテーションの参加を基に演出の有無
初回打ち合わせでは、もちろんご成約時よりも具体的な結婚式にかかる費用の提示もしていきます。
ご予約時のお見積りでは、衣装代やお花代・演出にかかる費用はご成約を頂く際は一般的な金額を入れて提示している会場がほとんどですが、中には
「お客様が選んだものによって金額が変わってきますので」
のような言葉で、金額を一切入れないで見積もる結婚式場もあります。
もちろん後々金額が入ってくるという事は伝えて説明していると思いますが、その場合目に見える金額が一気に跳ね上がるのでびっくりした。
というお話を聞くこともありますので、気になる方はご成約の際に見積りの中で金額が入ってない項目は一般的な数字を入れてもらえるようプランナーさんに依頼してみてください。
演出部分に関しては、コンサルテーションを経て加わった演出もあると思いますし、お2人が会場のアイテムを見て購入を希望する物も含めてお見積りに反映させて具体的な金額に近づけてご覧頂きます。
もちろん初回打ち合わせ以降でも演出アイテムの購入は可能です。
ただ、ものによっては予約が間に合わない場合もあるのでコンサルテーションの際にいつまで申し込めるのかをチェックしてください。
演出予約が間に合わない一例として、
【ゴールデンウィーク真っ最中の婚礼で、日付が近くなってから動画撮影を頼みたい。】
業者も繁忙期の急な依頼は、人員の手配が出来ない可能性があります。
婚礼衣装
こ婚礼衣装に関しても、会場の予約と一緒で早い者勝ちです。
気に入ったドレスがお2人の結婚式の日に予約が入っていれば、お2人は着ることが出来ません。
大手衣装ブランドであれば、他の店舗から取り寄せることが出来るかもしれませんので、どうしても気に入った衣装が切れない場合は、多店舗からレンタル出来ないかドレスショップのスタッフに相談してみてください。
婚礼衣装はご自身で用意する以外の場合は、結婚式において婚礼料理と同じくらい金額がかかる部分です。この部分は初回打ち合わせまでに決めて、必ずお見積りに反映さるようにしましょう。
ホテルの手配が必要な人の人数
結婚式では遠方から来られる方の為に、新郎新婦の方でゲストの為にホテルを用意致します。
ただホテルを利用して結婚式を利用される場合はある程度融通が利くと思いますが、専門式場を利用する場合は、式場を通してホテルの予約をすることが多くなります。
もちろん提携しているので婚礼割引が効いたりしますが、ホテル側も予約が本当に入るか分からない式場からの予約の為にお部屋を空けて待っているわけではありません。
おお部屋がなければ、提携していないホテルをお2人が探す羽目になる場合もありますので、ホテルをご用意するゲストの人数も早めにリストアップして式場に伝えるようにしましょう。
ホテル予約に関しては確実に決まっているならば、初回打ち合わせ前でも報告をした方が確実だと思いますので、早目に取り掛かるようにしましょう。
【ホテル予約の注意点】
プランナーをしていてよく言われたことの一つに、結婚式数日前になってのホテルキャンセルでした。日付が近くなれば、ホテルもせっかくとっていたお部屋の売り上げをただ無くすわけにはいかないので【キャンセル料金】が発生する場合があります。事前にいつまでのキャンセルがどの程度のキャンセル料なのか確認しておきましょう。
2次会の有無と会場
2次会の準備も初回打ち合わせ前にはなるべく済ませるようにしましょう。
式場によってはバスを持っている可能性もありますし、バスを持っていなくても手配してくれる可能性もあります。
もちろん、2次会の開催場所によってバスの料金が変わる可能性もありますので、事前にプランナーに確認が必要です。
場合によっては、式場の別のバンケットルームが開いている状況であれば、会場を移すことなく2次会を出来る可能性もあるので、会場移動しない方が良いという考えであれば、一度プランナーに確認し同じ会場で行うのも一案だと思います。
2次会に関しては、初回打ち合わせが始まってからでは招待状の準備や出欠確認などで忙しくなり、後手後手になる新郎新婦様が多いので早目に取り掛かるようにしましょう。
まとめ
初回打ち合わせでは、以上のことは最低限打ち合わせることになると思います。
その他に、次回の打ち合わせまでに必要なことなどを宿題の様な感じで新郎新婦様に課してくると思います。使用曲の準備や前撮り日程など他にも決めることが多い中、招待状を配り歩かなければなりません(祝辞や乾杯などを、普通のゲストとは違う役割を受けてくれる方には基本的には手渡しをして、その時に直接依頼する)。
かなりスケジュールが詰まってくると思いますが、事前に準備をしっかりしていれば問題なくこなせると思いますので、楽しみながら進めていきましょう。
